Mecanismo de denuncia

Objetivo

El objetivo del mecanismo de denuncias es la recepción, retención y tratamiento de las denuncias sobre irregularidades o incumplimientos de la normativa, cometidos por empleados o sociedades.

Se trata de un mecanismo de comunicación confidencial entre clientes, proveedores, accionistas, etc., vinculados a PHILSER, al Comité de Auditoría y a la Dirección de la Sociedad.

Ámbito de las denuncias

Se podrá comunicar cualquier posible irregularidad o incumplimiento relacionado con malas prácticas financieras, contables, comerciales o de cumplimiento normativo cometidas por empleados o sociedades del Grupo.

Responsabilidad y Autoridad

Es de todos los empleados de Philser cumplir con los mecanismos descritos en este documento. El Gerente General y el Administrador vigilara el debido cumplimiento de este mecanismo.

Mecanismo de Denuncia

La comunicación se realizará desde la Línea Telefónica No. 993 3558564 a nombre de PHILSER, así mismo por medio de un correo electrónico gerencia@philser.mx.

Las denuncias serán recibidas por los miembros de la Unidad de Cumplimiento de PHILSER, la Asistente del Administrador contestara la llamada e informará de la misma al Gerente General y al Administrador de PHILSER.

Línea de Ética. El reporte de irregularidades, en el mecanismo de denuncias, será anónimo, confidencial y seguro, de rápida implementación y difusión.

Contenido de la Denuncia

Las denuncias recibidas deben contener los datos necesarios para poder llevar a cabo el análisis de los hechos denunciados.

Así, las comunicaciones recibidas deberán cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

• Exposición clara y detallada de los hechos.

• Identificación de la Sociedad o Unidad de Negocio en la que hayan tenido lugar.

• Nombre y datos de contacto del denunciante y su vinculación con el Grupo para facilitar el análisis y seguimiento de la denuncia.

• Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento del mismo.

• Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho.

• Cuantificación, siempre y cuando sea posible, del impacto del hecho denunciado sobre los estados financieros.

• Aportar, si se considera necesario, documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.