Philser de México, S.A. de C.V.

I. OBJETIVO

Asegurar que cualquier actividad que se realice dentro de nuestra empresa, o en nombre de, se base en la ética y los valores que nos caracterizan, condenando la corrupción, el soborno, el fraude o cualquier otra conducta ilícita que pueda darse a lo largo de nuestra cadena productiva.

Por esto es prioridad de PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. establecer lineamientos para que la empresa, pueda prevenir, detectar situaciones o actos, y operaciones que pudieran involucrar recursos de procedencia ilícita o facilitar, prestar ayuda o cooperar de cualquier manera para la comisión del delito de lavado de dinero o financiamiento al terrorismo.

II. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los colaboradores que trabajen en PHILSER DE MÉXICO así como asesores, proveedores de servicios o cualquier tercero contratado y que esté sujeto a cualquier régimen de prevención de lavado de dinero.

III. DEFINICIÓN

Riesgo de antilavado de dinero: Riesgo de cumplimiento relacionado con la ley de secreto bancario.

Comité de ética: Encargado de integrar, analizar, promoverlas soluciones a las demandas y necesidades éticas.

Colaboradores: Toda persona que se emplea bajo un contrato escrito individual o colectivo de trabajo por parte de PHILSER DE MÉXICO. El término incluye al personal temporal y becarios.

Tercero: Son todos los consultores, representantes, distribuidores, agentes, concesionarios, asesores generales, revendedores, subcontratistas, franquiciatarios, contadores, abogados, representantes de ventas, agentes aduanales, intermediarios similares o cualquier proveedor de servicios con quien las Empresas podrían tener relación. De igual forma, este concepto incluye a todos los Socios Comerciales y Asociaciones con los que las Empresas hacen negocios, así como cualquier persona que tenga interacción con entidades u oficiales de gobierno y cuyas actividades sean realizadas en nombre de la empresa que representen.

IV. DESARROLLO

El lavado de dinero es el proceso de disfrazar la naturaleza y la fuente de dinero u otros bienes relacionados con actividades delictivas, como eltráfico de drogas, el terrorismo, el soborno o la corrupción, integrando el dinero o la propiedad con origen ilícito en la corriente de comercio para que parezca legítimo o para que su verdadera fuente o propietario no pueda ser identificado. Los involucrados en la actividad criminal intentan ocultar el producto de sus crímenes o hacen que parezcan legítimos "blanqueándolos" a través de negocios legítimos. En consecuenc ia, el terrorismo puede ser financiado con fondos legítimos, a veces llamados "lavado de dinero inverso" porque un negocio legítimo se utiliza para financiar una actividad criminal.

El proceso de lavado de dinero se realiza típicamente en tres etapas, ya sea en fases separadas o distintas, que pueden comprender numerosas transacciones. Cualquiera de estas transacciones o etapas podría involucrar a PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V.

Colocación: La primera etapa es la colocación de fondos en la economía . Es un medio por el cual los productos materiales derivados de la actividad ilegal se eliminan físicamente en el mercado. Por lo general se hace a través de la compra de bienes, depósitos en instituciones financieras, la creación de empresas "fantasma", etc.
Estratificación: La segunda etapa consiste en separar los ingresos ilícitos de sus fuentes mediante la creación de capas complejas de transacciones financieras diseñadas para disfrazar la pista de auditoría y proporcionar anonimato. Esta etapa generalmente dependerá de los pasos o actividades llevadas a cabo durante la etapa de colocac ión. Por ejemplo, después de realizar un depósito en una cuenta bancaria durante la etapa de colocación , un blanqueador podría realizar varias transferencias y transacciones para mover los fondos depositados con el fin de ocultar el depósito original. La colocación y las capas se realizan generalmente a través de un Tercero.
Integración: La tercera etapa implica intentar que los ingresos de las actividades ilegales parezcan completamente legítimos. Si el proceso de estratificación ha tenido éxito, los esquemas de integración vuelven a colocar los ingresos lavados en la economía de tal manera que parezcan, para el sistema financiero, que son fondos legítimos. Por ejemplo, los ingresos criminales podrían utilizarse para comprar un negocio de terceros, que sigue cuidadosamente las regulaciones , y los beneficios de la empresa se transfieren de vuelta a la empresa criminal de una manera que parece legítima.

Políticas para las empresas pertenecientes al sector financiero:

Cumplir en todo momento con las disposiciones que le sean aplicables y con cualquier legislación adicional en la materia.
Elaborar políticas de identificación, conocimiento y clasificación del cliente función del riesgo asignado , así como los criterios, medidas y procedimientos internos, para cumplir con ellas.
Establecer una metodología para evaluar los riesgos que pueden estar expuestos derivado de sus productos, servicios, prácticas o tecnologías con las que operan.
Elaborar políticas y mecanismos para detectar e investigar de manera oportuna las operaciones que deban reportar de conformidad con las disposiciones que les corresponda.
Constituir un Comité de ética, contar con una persona responsable del cumplimiento, designar al personal que desempeñarán las actividades establecidas en sus políticas internas y en las disposiciones.
Desarrollar programas de capacitación y difusión para la impartición de cursos, al menos una vez al año, dirigidos principalmente a los colaboradores que laboren en áreas de atención al público o de administración de recursos.
Contar con los procedimientos necesarios y los sistemas automatizados que realicen de manera eficaz y oportuna, los procesos indicados en cada una de las disposiciones del sector al que pertenezcan.
Revisar de manera periódica las publicaciones realizadas por la Secretaría, con el propósito de atender en tiempo y forma los requerimientos de la autoridad.
Establecer procedimientos de selección de personal que permitan garantizar su calidad técnica, experiencia y honorabilidad, para llevar a cabo las actividades encomendadas.
Establecer una línea de denuncias que permita a los colaboradores y terceros enviar al oficial de cumplimiento denuncias sobre hechos o actos susceptibles de ser considerados como operaciones inusuales o internas preocupantes, de acuerdo con cada una de sus políticas.
Presentar a la Secretaría, por conducto de la Comisión Nacional encargada de la supervisión de la institución financiera de que se trate, los reportes de operaciones inusuales, internas preocupantes y de operaciones relevantes, en los tiempos y formas indicadas en la regulación.
Vigilar que sus políticas en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo sean observadas por sus clientes, cuando les sea aplicable.
Conservar, de manera física o electrónica, por un periodo no menor a cinco años contado a partir de su ejecución, copia de los reportes que hayan sido enviados a la Secretaría, así como la documentación soporte.
Actualizar los datos y documentos que integran los expedientes de identificación de clientes durante la vigencia de la relación y una vez que concluya, conservarlos por diez años adicionales.
Brindar todas las facilidades necesarias para permitir la auditoría anual requerida por las disposiciones y atender oportunamente las acciones correctivas para mitigar las observaciones que en su caso hubiera.
Garantizar confidencialidad sobre la información relativa a los reportes o cualquier otra que envíen a la Secretaría.
Atender cualquier requerimiento formulado por la Secretaría o por cualquier autoridad competente en la materia, en los tiempos y formas requeridos.
Ejecutar cualquier cambio en políticas y procedimientos derivado de modificaciones en las Disposiciones, normas legales y/o administrativas que sean emitidas en relación con la prevención del lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo.

Políticas para las empresas que realizan actividades vulnerables fuera del sector financiero:

Las Empresas que realicen cualquiera de las actividades consideradas como vulnerables conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley deberán:

Cumplir en todo momento con la Regulación.
Registrarse y darse de alta en el sistema del portal en internet de prevención de lavado de dinero del Servicio de Administración Tributaria como sujeto obligado.
Designar ante la Secretaría a un representante encargado del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley. Dicho representante deberá aceptar el encargo conferido, en los tiempos y formas indicados por la Regulación.
Elaborar lineamientos en los que desarrollen sus criterios, medidas y procedimientos internos para el debido cumplimiento de la regulación.
Identificar a los clientes y usuarios con quienes realicen actividades sujetas a supervisión y verificar su identidad basándose en documentación oficial, así como recabar copia de la documentación indicada en la regulación.
Integrar y actualizar un expediente único por cliente o usuario con la información indicada en la regulación, que deberá conservarse de manera física o electrónica, por lo menos durante un plazo de cinco años contado a partir de la fecha de la realización de la actividad vulnerable.
Presentar a la Secretaría los avisos e informes correspondientes a sus operaciones, en los tiempos y formas indicados en la regulación.
No aceptar pagos de actos, mercancías u operaciones mediante el uso de monedas y billetes (ya sea moneda nacional o divisas), ni de metales preciosos, cuando esté expresamente prohibido por la regulación.
Brindar las facilidades necesarias para que se lleven a cabo las visitas de verificación en los términos de la regulación.
Revisar de manera periódica las publicaciones y/o notificaciones realizadas por la Secretaría a través de su portal electrónico.
Garantizar confidencialidad sobre la información relativa a los avisos e informes o cualquier otra que envíen a la Secretaría.

Lista No-Exhaustiva de señales de alerta en materia de antilavado de dinero:

El Tercero muestra falta de voluntad para proporcionar documentos de identificación o cualquier otro dato solicitado o dicha información es incompleta, incorrecta o engañosa.
El Tercero utiliza una dirección falsa.
El Tercero muestra una identificación caducada.
El Tercero proporciona información incoherente.
El Tercero tiene estructuras de participación complejas que no están razonablemente justificadas.
Las operaciones del Tercero cambian drásticamente con el tiempo en volumen o cantidad.
El Tercero muestra preocupaciones inusuales relacionadas con la divulgación de dichos datos solicitados , en particular con respecto a su identidad y tipo de negocio.
El Tercero cuestiona injustificadamente los requisitos de documentación y manejo de la información.
La información financiera del Tercero refleja la concentración de activos en subsid iarias o afiliadas cuando no hay declaraciones financieras auditadas.
El Tercero se niega a proporcionar información con respecto a sus subsidiarias y afiliadas, si y cuando se solicite.
El Tercero tiene varias cuentas bajo el mismo nombre sin propósito aparente.
El Tercero o un individuo o cualquiera de sus subsidiarias o afiliadas tiene antecedentes negativos, tales como antecedentes penales, sanciones civiles de cualquier tipo, o investigaciones relacionadas con fraude fiscal, actividades de lavado de dinero y/o crimen organizado.
El Tercero o sus socios y o miembros de la Junta Directiva forman parte de la Lista de Exclusión Terrorista del Departamento de Estado de los Estados Unidos.
El Tercero se niega o no puede identificar una fuente legítima de sus fondos.
El Tercero realiza transacciones con importantes figuras públicas, como funcionarios públicos u otras personas políticamente expuestas.
El Tercero intenta enviar o recibir un pago en efectivo, o equivalentes en efectivo, superiores a $10,000 dólares EEUU, o su equivalente en moneda local aplicable.
El Tercero realiza pagos a través de las cuentas de diferentes individuos o entidades en lugar de a través de sus propias cuentas.
Los pagos del Tercero se realizan a través de una institución de crédito de diferente nacionalidad que la del Tercero.
El Tercero realiza con frecuencia transacciones en las que los pagos equivalen al importe máximo permitido para retiros en instituciones financieras.
El Tercero busca sobornar, amenazar o persuadir a los empleados de PHILSER DE MÉXICO para evitar cualquier obligación relacionada con esta Política o las Leyes contra el Lavado de Dinero.
Hay depósitos en moneda extranjera realizados por varios individuos para la misma transacción.
El Tercero solicita precios injustificadamente altos o bajos para productos o servicios que no estén dentro de los estándares del mercado.
El Tercero solicita o garantiza que las mercancías se transporten a través de más de una jurisdicción sin razón aparente.
El Tercero cambia con frecuencia sus instrucciones de pago.
El Tercero solicita o propone modificaciones excesivas a las cartas de crédito o documentos similares.
El Tercero proporciona facturas falsas o facturas con cargos varios que no han sido aprobados previamente por PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V.
El Tercero hace una cantidad inusualmente grande de sobrepago o solicita un reembolso para ser enviado a un Tercero desconocido como resultado de la orden de compra cancelada.
El representante del Tercero parece no conocer los hechos básicos sobre los negocios del Tercero, lo que suscita sospechas sobre si él o ella está realmente empleado por el Tercero.
El Tercero solicita a PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. que emita una factura que no refleje con precisión un precio facturado u otros términos materiales de la transacción.
El Tercero estructura una transacción para eludir los requisitos de notificación de las autoridades o los gobiernos, por ejemplo, pagando una factura con numerosos giros postales o cheques de cajero en los importes en virtud de los requisitos de notificación.
El Tercero tiene un corredor, abogado u otro agente para facilitar las transacciones que es inusual para el tipo de negocio, y PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. no tiene información o documentación adecuada con respecto a dicho agente o autoridad de dicho agente.

V. REVISIÓN Y AUDITORÍA INTERNA

El Comité de ética realizará una revisión interna formal del cumplimiento de esta política, al menos una vez cada dos años. La revisión incluirá un informe anual y por escrito, que será enviado a la Dirección Regional. Cualquier deficiencia identificada durante la revisión independiente irá acompañada de planes escritos para abordar las deficiencias de manera consistente con esta política.

La revisión interna abarcará lo siguiente:

Cualquier actualización sobre las leyes y técnicas o casos relacionados con antilavado de dinero y las sanciones económicas.
Cualquier investigación y las razones detrás de seguir adelante con una transacción o decidir detenerla.
El resumen de la evaluación anual del riesgo de antilavado de dinero.
La ejecución de cualquier actividad de capacitación sobre el tema de antilavado de dinero.
Los resultados de cualquier revisión y auditoría interna y las medidas para abordar cualquier revisión interna y resultados de auditoría.

VI. PAGOS

PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. debe emprender medidas de aceptación de pagos para reducir el riesgo de recibir dinero involucrado en actividades de lavado de dinero.

Se debe notificar a los Terceros que las formas aceptables de pago deben limitarse a lo siguiente:

Transferencia bancaria desde una cuenta bancaria a nombre del Tercero.
Tarjeta de crédito o débito.
Cheque emitido de una cuenta bancaria a nombre del Tercero. PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. puede aceptar una transferencia bancaria que no especifique ningún propietario de cuenta bancaria, si es aceptable jurídicamente en el país donde se está llevando a cabo la transacción.
Se deberá llevar un registro del informe del Tercero de dicha transferencia bancaria, incluida la confirmación de los datos de la cuenta bancaria del Tercero (es decir, el nombre del banco y el nombre de la cuenta).

Queda prohibida la realización o recepción de pagos en efectivo que excedan los umbrales locales aplicables. PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. puede realizar o aceptar un pago en efectivo por encima de este umbral sujeto a la aprobación prevía por escrito del Gerente Administrativo y del Director y sólo cuando lo permita la ley local aplicable.

EI Gerente Administrativo y el Director solo podrán aprobar la realización o aceptación de un Pago en Efectivo si se cumplen todas las condiciones siguientes:

El Pago en Efectivo es legal y comercialmente razonable en consideración de las prácticas comerciales locales y con respecto al Tercero, y tales razones están documentadas.
PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. obtiene información de propiedad del Tercero, excepto de los Terceros que son empresas que cotizan en bolsa, empresas propiedad del gobierno o instituciones educativas acreditadas oficialmente; a pesar de estas excepciones, se deberá tratar de obtener la información de la propiedad y/o beneficiario final.
El pago en efectivo se realiza de conformidad con los requisitos de notificación y mantenimiento de registros de las leyes y reglamentos locales aplicables y no se realizará de tal manera que parezca estar destinado a eludir tales requisitos.
Existen controles para detectar cualquier señal de alerta de antilavado de dinero que implique el pago en efectivo.

El Gerente Administrativo y el Director Regional pueden establecer uno o más umbrales para los pequeños pagos en efectivo, que se aplicarán a las transacciones con Terceros específicos en regiones geográficas , para las cuales los empleados no necesitan solicitar autorización previa por escrito para cada transacción. Además de los requisitos anteriores se debe considerar:

Si, en el lugar en el que se realizan dichos Pagos en Efectivo son comunes y comercialmente razonables teniendo en cuenta la línea de negocio, los Terceros y las transacciones en cuestión.
Si opciones de pago que no sean en efectivo están disponibles para tales transacciones.

Se debe documentar y mantener registros relacionados con cualquier rechazo o aprobación de cualquier pago en efectivo, con razones que respalden la decisión.

El comité de ética debe documentar y mantener registros relacionados con cualquier decisión de establecer cualquier umbral de valor para los pequeños pagos en efectivo como descrito anteriormente.

VII. SANCIONES

Los casos de incumplimiento por parte del personal de PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. a esta política se deberán presentar en el Comité de Etica para que proponga las sanciones aplicables, que podrán ir desde la amonestación, hasta el despido del Colaborador, y de ser necesario se avisará a las autoridades en caso de conductas penales.

El Comité de Ética someterá a la consideración de la Dirección General, al área de Recursos Humanos o al área contratante , las acciones disciplinarias dependiendo de la gravedad de la falta.

VIII. SUPERVISIÓN

El Comité de ética o representante encargado del cumplimiento es responsable de la aplicación y supervisión de la presente Política, evaluando periódicamente su eficacia y adoptando las medidas adecuadas para solventar deficiencias, así como de resguardar la información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones o la regulación.

Es responsabilidad de los Gerentes, jefes inmediatos, supervisores o contratantes hacer cumplir la política, liderar con el ejemplo y proveer orientación a los Colaboradores.
El área de Recursos Humanos es responsable de asegurar que los nuevos Colaboradores tengan conocimiento de la política y de ejecutar la capacitación periódica.

IX. CAPACITACIÓN

Los Colaboradores deben familiarizarse con el contenido de esta política y participar en los cursos sesiones de capacitación sobre la misma; su incumplimiento, en los plazos establecidos, se considerará como falta y podrá conllevar la adopción de medidas disciplinarias.

X. REPORTES

Si un empleado de PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. conoce o sospecha de una violación de las Leyes Antilavado de Dinero aplicables o de esta Política, deberá reportar los hechos con prontitud a través de la Gerencia de Recursos Humanos, Administrativa y/o Dirección Regional que son una vía independiente y anónima a través de la cual los empleados y Terceros pueden comunicar sus inquietudes o reportar cualquier sospecha o caso de mala conducta sin temor a represalias.

PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. prohíbe estrictamente las represalias contra cualquier persona que plantee preocupaciones de buena fe con respecto a la conducta indebida real o presunta relacionada con esta Política o cualquier Ley Antilavado de Dinero. Tales represalias serían motivo de disciplina contra quien la pretenda ejercer, incluida la posible terminación de su empleo. De acuerdo con sus obligaciones bajo la ley, y los procesos de cumplimiento establecidos en las políticas internas y a su vez esta mantendrá la confidencial y la identidad de cualquier persona que reporte de buena fe una posible violación en la medida de lo razonablemente posible. Nadie será despedido, degradado, suspendido, acosado o discriminado únicamente porque denunció de buena fe una posible violación.

(a) Dirección electrónico: gerencia@philser.mx

(b) Teléfono: 9931463700

XI. INFORMACIÓN ADICIONAL

Si se tiene alguna duda sobre esta política, se deberá notificar al departamento de Recursos Humanos y/o Administración, para soporte y seguimiento.

XII. REGISTROS

PHILSER DE MÉXICO S.A. DE C.V. registrará y mantendrá, toda la información requerida o recopilada como parte de:

Las Revisiones realizadas, así como documentos relacionados con las transacciones de terceros, por un período máximo de cinco años después de la relación comercial con el Tercero haya terminado.
La capacitación contra el lavado de dinero impartida a empleados y terceros.

Política de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo

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